先日、ある会場の入口で、その町の有力者に紹介されました。
「これから何があるのですか」と彼。
「いや、東京 貸会議室でちょっとした会議です」と私の同行者。
「ああ、会議ね。しっかり踊ってきてください」と彼。
この会話には説明が必要だろうなあ。
君は"会議は踊る"という言葉知ってますか。
1930年台の、私が生まれる以前に作られたドイツ映画の題名です。
ウィーン会議に出席したロシア皇帝アレクサンドル一世とウィーン娘の恋物語なんだが、舞踏会は熱心だが会議はそっちのけ、という、まあラヴロマンス。
ウィーン会議が、世界史的にどんな価値があったのか、は別として、あの会議が"会議は踊る、されど進まず"などと評されたことは、世界史的に有名です。
"会議とは踊るものである"と、その町の有力者氏は信じているのであろうこの人の経営する会社の社員は、きっと会議を信じていないに違いありません。
みなさんのお父さんもきっと同じだと思います。
手紙によると、衆議を信じていないようでした。
東京 貸し会議室の会議を手続きのワンステップと思っているらしいから。
そこでは、率直なコミュニケーションというよりも、駆引きのコミュニケーションがあるだけだろうなーと思うのです。
"話しすぎる・黙りすぎる"がリーダー泣かせの両横綱ですかね。
その東の横綱だ。
時間がかかるようでも、訓練によることが結局は、こうした会議の機能障害の要因をなくすには最短コースなのだが。
東京 貸会議室に予定されている時間を出席者の頭数で割ると、一人当り○○分以上話すことは、他人の時間の横取りである旨を徹底しておく。
一発言一内容でいこう、と習慣、づけていく。
マジックシートを活用してタッチシグナルを使う。
メモをみせる。
タイムキーパーの活用。
他のメンバーが、どしどし発言する。
観察者・記録者が、会議のあとのふり返り報告で、会議での発言数・発言時間などを定期的にチェックする。
話しすぎ、黙りすぎは、日本に限らず、万国共通の会議リーダーの悩みらしいです。
会議用のノート、あるいはファイルを持っており、活用しているか。
事前に送付されたり、配布されたりしている資料には必ず目を通しているか。
それらの資料、ファイルを忘れずにもって、会議に出席しているか。
東京 貸し会議室での会議のテーマについての自分なりの意見、組織としての意見をまとめておくという形での準備をして出席しているか。
どうですか。
"もし、出席者が、主催者と同じだけのエネルギーを準備にかけていてくれたらなあ"と、ある企業の部長が嘆いておられたことがあった。
彼は、会議中に自分の発言の多さに驚いて(私がデータを見せたのだが)発言をコントロールすることによって、会議の変革に成功した人だ。
彼の、セクションのある会議のあとで評価シートを配って記入してもらったことがあるが、主催した課長以外に、準備をしてその会議に出席したのは、部長一人だった。
少なくとも時間は二倍以上ロスしているし、全貝がしっかりと準備していたら、中味は三倍にも五倍にもなっているはずだ、と彼はいうのです。